Post

Zdalna księgowość - Jakie warunki powinna spełniać?

W związku z pandemią COVID-19 wielu pracowników pracuje obecnie zdalnie. Możliwe jest, aby księgowi również pracowali zdalnie. Aby księgowość zdalna mogła funkcjonować prawidłowo, należy zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa. Wyjaśnimy, jakie warunki musi spełniać księgowy lub pracownik biurowy, aby mógł wykonywać swoje obowiązki z domu.

Odpowiednio przygotowany sprzęt do użytku firmowego

Jeśli księgowość ma być prowadzona przy użyciu przenośnego komputera z firmy, należy odpowiednio przygotować sprzęt. Ważne jest, aby zabezpieczyć komputer przed atakami hakerów. Należy zadbać o to, aby komputer posiadał oprogramowanie antywirusowe. Ważne jest szyfrowanie danych i ochrona hasłem.

Zabezpiecz prywatny sprzęt

Czasami osobisty sprzęt pracownika, taki jak komputer stacjonarny, może być wykorzystywany do prowadzenia księgowości. Może się zdarzyć, że osobisty sprzęt pracownika, np. pracodawca powinien w takiej sytuacji zadbać o to, aby komputer był gotowy do pracy. Aby zminimalizować cyberataki, sprzęt musi spełniać wymogi bezpieczeństwa. Aby umożliwić pracę zdalną, ważne jest, aby na komputerze zainstalowane było odpowiednie oprogramowanie.

Aktualizacje oprogramowania i systemu

Zdalna księgowość wymaga korzystania z aktualnego systemu operacyjnego. Należy zadbać o to, aby oprogramowanie do pracy z dokumentami było aktualne oraz aby posiadać najnowsze oprogramowanie antywirusowe. Niejednokrotnie luki w zabezpieczeniach starszych wersji programów i systemów powodują konieczność ich aktualizacji.

Dokumenty papierowe powinny być traktowane z ostrożnością

Pracując zdalnie w księgowości należy zachować ostrożność w stosunku do dokumentów papierowych. Powinny być one zabezpieczone przed osobami trzecimi. Nie należy ich zostawiać na widoku lub wyrzucać do kosza w domu. Aby ograniczyć straty, należy zminimalizować liczbę drukowanych kopii papierowych.

Korzystaj z dokumentacji elektronicznej

Ryzykujesz utratę dokumentów papierowych. Jeśli to możliwe, lepiej jest wysyłać dokumenty w formie elektronicznej. Dzięki stale rozwijającej się technologii łatwo jest skanować dokumenty lub ich obrazy. Bezpieczne usługi w chmurze są najlepsze dla zdalnej księgowości, która wymaga współdzielenia danych.

Bezpieczeństwo komunikacji

Ataki hakerskie nie powinny narażać na szwank dokumentów elektronicznych. W przypadku zdalnej księgowości kluczowe jest korzystanie z bezpiecznych połączeń i szyfrowania plików. Ważne jest, aby zwracać uwagę na wszelkie otrzymywane wiadomości. Nie należy otwierać załączników, jeśli poczujesz się podejrzany w stosunku do wiadomości e-mail.