Post

Jak udokumentować wydatki na samochód w firmie?

Wiele branż wymaga używania pojazdu do wykonywania obowiązków zawodowych. Rodzaj samochodu wykorzystywanego do celów służbowych będzie miał wpływ na sposób ewidencjonowania wydatków. Pokażemy Ci jak dokumentować koszty eksploatacji pojazdu.

Jakie koszty może odliczyć podatnik VAT z tytułu utrzymania samochodu?

Dokumentowanie wydatków na eksploatację samochodu w firmie będzie zależało od tego, czy osoba prowadząca działalność gospodarczą jest podatnikiem VAT. Jeśli tak, to może wpisać do księgi przychodów i rozchodów 100% wydatków (kwoty netto) poniesionych na samochód służbowy. Samochód ten musi być wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Podatnik VAT może odliczyć 75% (wartość netto) wydatków związanych z eksploatacją samochodu, jeśli używa go również do celów prywatnych. Podatnik VAT może odliczyć 100% kosztów użytkowania samochodu, jeżeli prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Podatnicy VAT nie ponoszą wydatków na samochód

Osoba, która nie jest podatnikiem VAT, może odliczyć koszty używania samochodu służbowego. Jeśli samochód jest wykorzystywany tylko do celów służbowych, 100% wydatków na samochód (kwoty brutto) można wpisać do księgi przychodów i rozchodów. Jeśli natomiast samochód jest wykorzystywany do celów prywatnych, można odliczyć 75% wydatków (kwot brutto).

Koszty eksploatacji a samochód prywatny

Jeżeli samochód nie jest własnością firmy, możliwe jest ewidencjonowanie wydatków poniesionych na jego użytkowanie. W tym przypadku można odliczyć 20% od wydatków eksploatacyjnych.

Jakie dokumenty można wykorzystać do udokumentowania wydatków na samochód?

Aby móc rozliczyć koszty poniesione z tytułu użytkowania pojazdu w firmie, potrzebne są dokumenty potwierdzające wydatki. Ważne jest, aby w tym celu posiadać paragony i faktury. Czasami mogą to być również inne dowody, takie jak paragony i faktury. Dopuszczalne są również paragony, które potwierdzają zakup paliwa spoza kraju.

Jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu

Podatnik VAT może odliczyć 100% wydatków na eksploatację samochodu, jeśli prowadzi działalność gospodarczą. Aby mieć do tego prawo, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilowatogodzinę. Musi ona zawierać datę rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, a także numer rejestracyjny samochodu. Ważne jest również zapisywanie stanu licznika na początku i na końcu każdego okresu rozliczeniowego. Zapisy muszą być prowadzone przez kierowcę pojazdu, z podaniem daty, celu i przebiegu. Istotne jest również odnotowywanie liczby przejechanych kilometrów (na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz po każdym okresie rozliczeniowym). Aby odliczyć wszystkie koszty eksploatacyjne, konieczne jest zgłoszenie samochodu do US, a także przygotowanie regulaminu określającego zasady użytkowania samochodu w firmie.